La checklist pour réussir vos messages de répondeurs professionnels

L’avènement des nouvelles technologies de communication incitent les prospects et clients à vous contacter par écrit. Formulaire de contact de votre site web, réseaux sociaux, email… les outils ne manquent pas.
 
Pourtant le téléphone reste un canal de prédilection – sans doute parce que communiquer par oral offre plus de simplicité et de rapidité, ainsi qu’une dimension humaine appréciée.
 
Au-delà de l’attente téléphonique, le rôle du répondeur professionnel peut se révéler tout aussi décisif. Vous ne pouvez vraisemblablement pas être disponible à toute heure pour décrocher à chaque appel. En enregistrant le bon message répondeur, vous évitez de créer la frustration chez l’appelant, vous assurez de le rassurer, de lui donner les bonnes informations, et préservez l’utilité de ce précieux moyen de communication. La relation client est optimisée, vous augmentez vos chances de réaliser des ventes.
 
Découvrez LA checklist pour réussir votre message, en fonction de l’objectif et de la nature de votre répondeur téléphonique.

Le message répondeur professionnel classique

Quelle durée ?

Enregistrez un message d’une durée maximum de 30 secondes. Au-delà, l’appelant risque de raccrocher avant de laisser son message. Le téléphone doit rester un moyen de communication rapide.

Quand diffuser le message répondeur classique ?

Lorsque l’entreprise est fermée, hors horaires ouvrés et pendant la fermeture annuelle le cas échéant, le message répondeur prend le relais.

Quels objectifs remplir au moment d’enregistrer le message de répondeur téléphonique ?

1. Rassurez : confirmez au correspondant qu’il appelle le bon numéro de téléphone.
2. Accueillez : rappelez les jours et les heures d’ouverture du secrétariat.
3. Communiquez : proposez au prospect ou client de consulter votre site Internet. Suggérez que le site peut lui fournir les réponses attendues.
4. Concluez : invitez votre correspondant à laisser son message, ou à rappeler aux heures d’ouverture.

Les bonnes pratiques :

• N’oubliez pas les formules de politesse – « bonjour », « merci et à bientôt » – qui mettent le correspondant dans de bonnes dispositions et favorisent l’écoute du message répondeur professionnel.
• Attention à offrir une alternative, pour éviter la frustration. Veillez à mentionner vos réseaux sociaux et/ou l’adresse de votre site web.

Le message répondeur professionnel de dissuasion

Quelle durée ?

30 secondes maximum.

Quand diffuser le message répondeur de dissuasion ?

Lorsque l’entreprise est fermée à titre exceptionnel – problèmes techniques, notamment – et que l’appelant ne peut laisser de message.

Quels objectifs remplir au moment d’enregistrer le message de répondeur téléphonique ?

Vous devez convaincre le correspondant de rappeler ultérieurement. Confirmez qu’il appelle le bon numéro, et indiquez-lui brièvement les raisons de votre indisponibilité. Puis utilisez la formule appropriée pour l’inciter à vous rappeler dès la réouverture du service.

Les bonnes pratiques :

Pour ce type de message répondeur, il est d’autant plus important de mentionner les moyens de communication alternatifs. En cas d’urgence, votre prospect ou client peut ainsi obtenir satisfaction immédiatement : vous évitez la frustration. Veillez également à rester concis pour ne pas générer de sentiment d’impatience.

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Le message répondeur professionnel GSM personnalisé

Quelle durée ?

15 à 20 secondes suffisent pour votre message de répondeur de téléphone portable professionnel.

Quand diffuser le message répondeur GSM ?

Enregistrez votre message répondeur sur votre téléphone portable. Il est diffusé dès que vous êtes indisponible – en congés, en rendez-vous…

Quels objectifs remplir au moment d’enregistrer le message de répondeur téléphonique personnalisé ?

1. Comme le message répondeur classique, la messagerie de votre téléphone portable professionnel doit accueillir et informer. Délivrez des renseignements utiles, en adoptant un ton cordial en adéquation avec les valeurs de l’entreprise.
2. Véhiculez une image professionnelle. A cet effet, il est primordial d’harmoniser toute la flotte mobile de l’entreprise, et de transmettre de l’information homogène. Une même musique et une voix professionnelle permettent une identification immédiate de votre entreprise et améliorent l’image de vos collaborateurs.

Les bonnes pratiques :

Lorsque le message est réalisé avec une voix professionnelle, il doit absolument être enregistré à la 3^ème personne du singulier, pour plus de professionnalisme.

L’objectif du message varie en fonction de la nature du répondeur professionnel et de ses fonctions. Pour être sûr de diffuser le bon message au bon moment, de véhiculer la bonne image et d’augmenter vos chances de conclure de nouvelles ventes, faites-vous accompagner par des professionnels de la communication sonore.