Comment personnaliser vos messages d’accueil téléphonique selon votre secteur d’activité ?

Le message d’accueil téléphonique est la première chose que vos clients, vos partenaires et vos prestataires vont entendre. Le message délivré et la façon dont il l’est constituent la première image que renvoie l’entreprise. Il s’avère donc essentiel qu’il soit personnalisé et adapté à votre secteur d’activité. Et si vous manquez d’inspiration, retrouvez nos exemples en fin d’article !

Qu’est-ce qu’un message d’accueil téléphonique ?

Il existe différents types de messages d’accueil téléphoniques :

• Le message d’attente téléphonique: il convient de choisir une musique à l’image de sa marque. Ce message d’attente est le moment idéal pour communiquer sur votre entreprise, ses disponibilités, les derniers événements, le lancement d’un nouveau produit, une promotion exceptionnelle … Grâce à l’utilisation adéquate de « ce temps de patience », il permet de se démarquer et d’être utilisé comme véritable média de communication.

• Le message de messagerie mobile: ce message sera entendu lorsque vous serez occupé et ne pourrez décrocher, alors soignez-le et personnalisez-le. Ainsi, tous vos appelants auront envie de vous laisser un moyen de les joindre en retour. Soyez professionnel et adaptez votre message aux besoins de votre entreprise. Tous vos collaborateurs disposent d’un portable professionnel ? Uniformisez les messages avec une musique et une voix uniques. Car aujourd’hui, le mobile aussi est une porte d’entrée pour développer des relations avec vos contacts professionnels.

• SVI – Serveur Vocal Interactif: : Le Serveur Vocal Interactif, ou SVI, est un système d’accueil téléphonique interactif qui prend en charge les appels entrants à l’aide de messages vocaux enregistrés. Cela permet d’orienter les appelants vers le service souhaité. Préférez les arborescences courtes.

Vous pouvez débuter votre message par une formule de politesse pour souhaiter la bienvenue à vos appelants, puis proposer aussitôt une redirection vers vos services. Il est recommandé de ne pas dépasser les six choix, pour ne pas perdre vos interlocuteurs en cours de route !

• Le pré-décroché : Le pré-décroché permet la mise en place d’un décrochage automatique des appels entrants. Vous pouvez diffuser une musique ou un message de bienvenue. Le pré-décroché vous permet ensuite de renvoyer votre appelant vers un groupe d’appels, un SVI ou une file d’attente. Gardez en tête que c’est le premier contact qu’auront vos clients avec votre entreprise : essayez de faire naître la meilleure première impression possible !

Le pré-décroché présente plusieurs avantages : la prise en charge de 100% des appels et un accueil professionnel de tous vos appelants, à votre image.

Pour en savoir plus, lire aussi Pré-décroché, Serveur Vocal Interactif (SVI), Messagerie : tout savoir sur les dispositifs d’accueil téléphoniques !

Le répondeur

Son but principal est de répondre de façon automatique à un appel téléphonique à la place d’un utilisateur, temporairement indisponible. Un répondeur s’enclenche automatiquement lorsqu’un utilisateur est absent ou ne souhaite pas répondre. Il est possible de personnaliser le message de votre répondeur.

Votre interlocuteur peut alors vous laisser un message.

Il est important dans le message de répondeur de rappeler vos horaires d’ouverture et de préciser à l’interlocuteur si vous traitez les messages ou non. Vous pouvez aussi donner des informations comme où vous retrouver sur internet, avec votre site ou une mention de votre présence sur des réseaux sociaux ou professionnels éventuels.

Enfin, le répondeur constitue une source d’informations à ne pas négliger.

 demande de rappel

Exemple de messages d’accueil téléphonique personnalisés pour votre secteur d’activité

Découvrez des exemples de messages d’accueil téléphonique conçus et réalisés par ATS Studios au travers de 5 secteurs d’activité différents.

• Le secteur médical: un ton enjoué met votre interlocuteur de bonne humeur ! Donnez plusieurs fois le nom de l’entreprise et l’adresse du site. Optez pour un fond sonore joyeux et dynamique. Pensez également à rediriger vers des numéros d’urgence utiles en cas de besoin, et de préciser par exemple, qu’il ne faut pas oublier sa carte vitale avant de venir !

• Les services : sur une musique entraînante, précisez le nom de l’entreprise et, pendant les vacances d’été par exemple, indiquez votre période de fermeture. Vous pouvez aussi subtilement mentionner un ou plusieurs des services que vous proposez à vos clients. Par exemple, un garage peut préciser qu’il s’occupe de la climatisation dans son message d’attente pour l’été, ou rappeler de changer ses pneus été/hiver.

• Le tourisme : sur une musique dynamique, donnez le nom de votre établissement, mentionnez votre cible (famille, groupe d’amis, …) et indiquez quelles activités sont disponibles sur votre site. N’oubliez pas de mentionner l’adresse web à laquelle vos appelants peuvent réserver leur séjour. C’est aussi l’occasion de valoriser vos actualités et de montrer le dynamisme du secteur, de la localité, tout ce qui permettra de vous démarquer !

• La restauration : pour un message de répondeur, vous pouvez donner le nom de votre entreprise, les horaires d’ouverture et de fermeture en période estivale et quelques-unes de vos spécialités pouvant mettre l’eau à la bouche de vos appelants ! N’oubliez pas de mentionner l’adresse web à laquelle vos appelants peuvent réserver leur table et vos jours de fermeture.

• Un commerce : vous pouvez changer régulièrement votre message d’attente en fonction de la saison, de vos ouvertures ou fermetures, de vos promotions, des événements du quartier. Pensez aussi à changer votre musique pour surprendre vos clients.

Quel que soit votre secteur d’activité, adoptez un ton enthousiaste (sans surjouer !) et laissez le sourire s’entendre dans votre voix ! Cela prouve à vos interlocuteurs que vous avez à cœur de répondre à leurs questions. N’oubliez pas qu’il s’agit de la vitrine sonore de votre entreprise !

Notez que donner le nom de l’entreprise au moins une fois rassure l’appelant quant au fait qu’il ait appelé le bon numéro.

Privilégiez des phrases courtes et simples. Ainsi, votre appelant comprend parfaitement les informations que vous lui transmettez et éventuellement les choix qui s’offrent à lui (composer telle ou telle touche, appeler pendant les heures d’ouverture, …). Pour davantage d’astuces, et un gain de temps et de professionnalisme, nos conseillers clients orientent et définissent avec vous les choix à réaliser pour le meilleur accueil téléphonique adapté à votre entreprise, votre secteur et les actualités qui l’animent.

Et puisque la communication sonore est un vaste sujet, il se peut que certaines questions restent en suspens. Alors, si tous ces articles vous donnent envie d’en savoir encore plus sur le sujet, ou si vous êtes prêts à vous lancer : contactez-nous !

 Télécharger le Livre Blanc