Comment gérer mon attente téléphonique ?
Les enjeux de l’attente téléphonique sont nombreux. Il ne s’agit pas uniquement de faire patienter l’interlocuteur sans qu’il raccroche. Parce qu’elle constitue le 1er reflet de votre entreprise, l’annonce doit véhiculer au mieux votre image de marque. Le temps d’attente est également un outil marketing précieux : c’est l’occasion de communiquer au prospect, à un moment propice où vous avez toute son attention. Comment gérer votre attente téléphonique sur le long terme, pour profiter au mieux de ce vecteur précieux de communication ? Réponses.
Diffuser les bons messages
Bien gérer son attente téléphonique consiste en 1er lieu à diffuser les bons messages. Lesquels ?
- L’annonce doit mettre l’accent sur la convivialité. Le contenu et le ton de l’attente téléphonique doivent véhiculer la convivialité. Ce faisant, vous préparez le prospect dans les meilleures conditions : au moment où vous répondez, il est enclin à vous écouter.
- L’attente téléphonique est l’occasion de délivrer de l’information. Ce contenu est jugé à forte valeur ajoutée par l’appelant – qui peut trouver sa réponse immédiatement.
- Le temps d’attente peut être utilisé à des fins de promotion. Tout le temps d’attente, l’appelant est concentré sur l’annonce téléphonique – pour se tenir prêt au moment où vous répondez. Vous avez toute sa concentration, profitez-en.
Exemples de messages à diffuser
En fonction de la période de l’année, vous pouvez souhaiter vos meilleurs vœux, de bonnes vacances ou encore un joyeux noël. Ce message convivial peut être accompagné d’un élément d’information à propos duquel l’appelant ne manquera pas de se renseigner : vos horaires d’ouverture et de fermeture exceptionnels.
En toutes circonstances, n’hésitez pas à faire votre promotion. La sortie d’un nouveau produit, la mise en place d’un nouveau service ou encore la mise à jour de votre catalogue sont autant de messages promotionnels à diffuser à large échelle. Vos objectifs : informer votre interlocuteur, valoriser votre entreprise.
Au fil de votre planning, vous pouvez annoncer certains évènements notables. Vous participez à un salon ? Vous organisez des journées portes ouvertes ? Il est d’usage de communiquer sur ces rencontres à travers différents supports marketing tels que le site web de l’entreprise, les réseaux sociaux ou la newsletter. Annoncer ces évènements le temps de l’attente téléphonique ajoute à votre promotion, et offre à l’appelant une information à forte valeur ajoutée.
A noter : en règle générale, vous pouvez relayer via votre attente téléphonique l’ensemble des informations que vous communiquez sur votre site, vos médias sociaux et vos campagnes d’emailing. Les appelants entendent ce qu’ils ont lu : l’impact est décuplé.
Vous êtes certifié ISO ? Vous sponsorisez un club ou un évènement ? Vous êtes engagé dans une action désintéressée ? Mettez en avant vos atouts dans votre attente téléphonique, pour valoriser votre image de marque.
Mettre en place un médiaplanning
Mieux gérer son attente téléphonique consiste à planifier les messages à diffuser. Il ne suffit pas en effet de communiquer les bonnes informations, il faut aussi les délivrer au bon moment. La tâche peut être chronophage… C’est pourquoi ATS Studios accompagne les entreprises dans l’élaboration d’un médiaplanning, de la détermination des messages d’attente à leur calendrier de programmation.
Un conseiller client dédié, expert en communication d’entreprise via le média téléphone, vous conseille dans le choix des messages, et vous accompagne dans toutes les étapes de mise en œuvre du médiaplanning. Listing des évènements à mettre en avant, précision de l’image de marque à véhiculer et détermination des moyens adaptés… vous bénéficiez d’une prestation globale. Une fois le plan élaboré, vous affinez les détails avec votre conseiller : choix des textes de l’annonce, ambiance sonore et choix des musiques. Il propose, vous disposez.
A noter : la musique est un élément à forte valeur ajoutée dans votre attente téléphonique. ATS Studios met à votre disposition un large catalogue libre de droits, et choisit avec vous les morceaux les mieux adaptés dans le cadre de votre stratégie marketing.
