5 conseils pour réussir vos messages d’accueil téléphonique
Quand ils vous appellent, vos clients patientent en moyenne 45 secondes au téléphone avant d’avoir quelqu’un en ligne. Ce temps inclut les mises en attente et les transferts d’appel. Pourquoi ne pas exploiter ce temps où votre client est disponible ? Vous pourriez en faire usage pour faire la promotion d’un nouveau produit ou communiquer des informations sur les actualités de votre entreprise. L’objectif est de mettre en valeur efficacement votre entreprise grâce à vos messages d’accueil téléphonique. Voici nos cinq conseils pour réussir votre message d’attente.
Visez la simplicité dans vos messages
Il est important de donner à l’appelant des informations claires et concises, afin de le rassurer concernant sa requête : vous joindre. Il sera probablement nécessaire que vous fassiez un choix entre des messages informationnels, publicitaires ou conviviaux. Vous disposez d’un temps assez réduit pour faire passer votre message, choisir ses mots avec soin permet d’être pleinement efficace.
Choisissez une musique adaptée à votre activité
Selon une étude de la LSA – Sacem effectuée en 2017, 70% des clients interrogés ont reconnu que la musique d’attente améliore l’image de la marque. Il est donc impératif que la musique d’attente soit adaptée à votre activité et à votre cible, afin que le temps d’attente soit plus agréable pour vos clients.
La même étude révèle en outre que la musique d’attente a un impact sur la volonté de vos clients à vous recommander à leur entourage. Ce sont vos valeurs et vos messages qui sont véhiculés par le biais de la musique qui rend ainsi votre marque plus attractive.
N’hésitez pas à consulter notre article Pourquoi et comment bien choisir sa musique d’attente si vous souhaitez approfondir cet aspect.
Transformez les moments d’attente en un moment agréable pour vos appelants
Quand les temps d’attente s’éternisent, il peut être intéressant de garder éveillé l’intérêt de votre interlocuteur en incluant une petite pointe d’humour dans vos messages d’attente, voire une petite énigme. Vous pouvez aussi en profiter pour communiquer des informations sur votre secteur d’activité par le biais d’une courte rubrique « le saviez-vous ? ». Cela permettra à votre client de patienter et rester en ligne, plutôt qu’il renonce à faire aboutir sa requête téléphonique.
Répondez aux questions courantes dans vos messages d’attente
Même si la réponse à certaines questions peut se trouver facilement par internet, ou par un autre biais, certains clients ont le réflexe d’appeler directement.
Pourquoi alors ne pas inclure, dès votre message d’accueil, la réponse aux questions les plus récurrentes comme vos horaires d’ouverture ou l’adresse physique de votre entreprise ?
Cela permettra de désencombrer vos lignes téléphoniques et vos clients auront obtenu l’information dont ils avaient besoin.
Vous pouvez aussi en profiter pour les diriger vers votre site internet ou vos réseaux sociaux si cela est cohérent avec votre activité.
Réalisez des mises à jour au gré des saisons et de vos actualités
Une année est rythmée par de nombreuses actualités, qu’elles soient saisonnières, comme les fêtes de fin d’années, les périodes de soldes, les jours fériés, ou plus particulièrement liées à votre entreprise. N’hésitez pas à communiquer dans vos messages d’accueil si vous participez à un salon, si vous proposez de nouveaux produits ou services ou si des offres promotionnelles sont en cours. Cela rendra l’image de votre marque plus dynamique, réactive et attentive à ses clients.
Les messages d’attente téléphonique sont un autre moyen de communication que vous pouvez utiliser pour votre entreprise et il ne faut pas le négliger. Les personnes qui vous appellent sont votre cible et ce temps d’attente est un outil idéal pour les transformer en prospects, voire en clients.
Les équipes d’ATS Studios mettent à votre disposition leurs compétences pour concevoir, déployer et mettre à jour vos messages d’attente téléphonique tout au long de l’année.
