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Pourquoi et comment créer un mediaplanning sur votre espace d’attente téléphonique ?

Pourquoi et comment créer un mediaplanning sur votre espace d’attente téléphonique ?

Selon une étude réalisée par l’un de nos clients centre d’appels, 75 % des appelants d’une entreprise patientent en moyenne 45 secondes au téléphone, tout secteur d’activité confondu. Si l’attente téléphonique est inévitable, elle peut en revanche être dynamisée et contribuer à renforcer la communication sonore et l’image de votre entreprise. Exit les répondeurs classiques, les attentes musicales répétitives et les musiques d’ascenseur. Pour renforcer l’image de votre société et améliorer votre accueil téléphonique, il est possible d’instaurer de véritables messages personnalisés pour faire de votre dispositif d’accueil téléphonique un véritable vecteur de communication, via la création d’un plan média. Pourquoi et comment le faire ?

 

L’impact des messages d’attente téléphonique pour votre communication d’entreprise

 

Le choix de votre message d’attente téléphonique pour faire patienter vos appelants n’est pas anodin. Et pour cause : si votre entreprise reçoit 80 appels par jour, à la fin de l’année, ce message d’attente automatique aura été diffusé 20 000 fois et entendu 14 000 fois, pour environ 170 heures d’écoute. Un son répétitif qui sera entendu par vos fournisseurs, comptables, banquiers… mais surtout par vos clients et prospects, qui ne pourront pas raccrocher et seront forcés d’écouter ce qui est diffusé.

 

Patienter au téléphone constitue souvent une expérience désagréable, d’autant plus lorsque l’on doit écouter le même message ou la même musique. Pourtant, il est possible de capter l’attention de vos clients et transformer cet espace d’attente téléphonique en un véritable outil d’accueil et de communication pour votre entreprise. Comment ? En diffusant des messages personnalisés, adaptés à votre cible et à votre actualité.

 

Ces derniers peuvent être :

  • conviviaux, pour souhaiter des vœux ou de bonnes vacances à vos clients, en précisant que vous restez ouvert durant telle période, ou au contraire que vous fermez ;
  • informatifs, pour indiquer votre participation à un salon, un événement, une journée porte-ouvertes, vos horaires d’ouverture et de fermeture, ou pour toutes autres informations utiles pour vos clients ;
  • publicitaires, pour informer de la sortie d’un nouveau produit ou service, mettre en avant votre catalogue, promouvoir l’ensemble des activités de votre entreprise, etc.

 

Le message d’attente téléphonique (constitué d’un message et d’une musique) est, pour vos clients et prospects, le premier contact, après votre standardiste. Il constitue ainsi une véritable vitrine pour votre entreprise, et fait partie intégrante de votre communication sonore. Bien développé, il permet d’améliorer votre image de marque, en démontrant l’intérêt que vous portez à vos appelants, et renforce la qualité de votre accueil.

 

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Créez votre mediaplanning avec ATS Studios

 

L’instauration d’un mediaplanning pour votre espace d’attente téléphonique permet de renouveler sans cesse l’intérêt de vos clients, et constitue un véritable levier de performance pour votre communication sonore. Cette dernière correspond à vos valeurs, est cohérente avec votre image, et vibre au rythme de vos actualités.

 

Pour vous accompagner, les conseillers de clientèle, d’ATS Studios s’occupent de concevoir votre plan média. Durant toute la durée de votre contrat, vous bénéficiez d’un conseiller expert qui s’occupe de gérer vos campagnes, en fonction des évènements que vous souhaitez mettre en avant. Nous faisons appel à notre expertise pour écrire des textes rythmés et positifs, et proposons des musiques issues de notre catalogue musical en cohérence avec votre image de marque, le message véhiculé, la saison, la cible visée et l’actualité à mettre en avant. L’annonce est ensuite enregistrée dans nos studios par un(e) comédien(ne) professionnel(le).

 

Chaque message ayant une durée de vie limitée, votre conseiller médiaplanning assurera un suivi personnalisé et proposera régulièrement de nouveaux messages d’attente téléphonique selon vos besoins. D’une durée d’une minute, ils seront diffusés lors d’une mise en attente volontaire ou lors d’un transfert d’appel. Dynamiques et accueillants, ces derniers sauront capter l’attention de vos clients tout en valorisant vos actions marketing.

 

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