Messages d’accueil téléphonique : 10 bonnes raisons de les soigner !
Avez-vous déjà appelé l’accueil téléphonique de votre entreprise pour tester in situ votre message d’accueil et votre attente téléphonique ? Comment vos clients et prospects sont-ils accueillis au moment de vous joindre ? Peu d’entreprises en ont conscience : le pré-décroché, l’attente et le répondeur téléphoniques sont de véritables outils de communication. Découvrez aujourd’hui les 10 bonnes raisons de soigner les messages d’accueil, d’attente téléphonique et du répondeur de votre entreprise !
#1 Votre accueil téléphonique représente votre marque
Parce qu’il est le 1er contact du prospect avec votre entreprise, votre accueil téléphonique doit dûment représenter votre marque, au même titre que votre accueil physique. Soigner vos messages d’accueil, d’attente et de répondeur : autant d’occasions d’asseoir votre professionnalisme, pour inspirer confiance à vos prospects et vos clients.
#2 Sans accueil téléphonique, vos prospects risquent de raccrocher
En l’absence de message d’accueil, les appelants sont dans le flou. Ont-ils appelé le bon numéro ? Le numéro est-il toujours attribué ? L’entreprise existe-t-elle vraiment ? Au-delà de ces doutes légitimes, l’appelant se demande s’il doit rester en ligne ou raccrocher : la plupart raccrochent. L’accueil téléphonique est donc primordial pour éviter la perte d’appels – et la perte de chance de gagner de nouveaux clients.
#3 Le message d’attente téléphonique influe sur la patience de l’appelant
Parce qu’elle détermine si votre interlocuteur prend ou non la peine d’attendre que vous décrochiez, votre attente téléphonique doit être soignée. Sachez qu’en moyenne, 75 % des appelants d’une entreprise raccrochent au bout de 45 secondes. Ce qui conditionne le seuil de tolérance de votre appelant au moment de patienter ? La qualité de votre message d’attente. Communiquer de l’information à forte valeur ajoutée, un message positif ou une musique rythmée est essentiel, de même que varier régulièrement votre accueil permettra d’éviter la lassitude de vos clients.
#4 L’harmonie de vos messageries démontre votre professionnalisme
Soigner vos messages téléphoniques – accueil, attente et répondeur – cela passe également par l’harmonisation de vos terminaux de communication. Messageries mobile et fixe : la personne qui cherche à vous joindre doit pouvoir reconnaître immédiatement votre marque au moment d’appeler. Une marque supplémentaire de professionnalisme, un impact cognitif fort dans le cadre de votre stratégie de communication.
#5 Votre attente téléphonique est l’occasion de faire passer les bons messages au bon moment
Présentez vos vœux en début d’année par le biais de votre message d’attente téléphonique : vous véhiculez un sentiment de convivialité, le prospect se trouve immédiatement dans de bonnes conditions pour entamer une conversation avec son interlocuteur ! Un exemple parmi d’autres qui démontrent de l’impact psychologique de votre identité sonore…
#6 Les messages d’attente sont une mine d’informations pour vos clients
Communiquer sur votre dernier événement dans votre message d’attente est le meilleur moyen de remédier à la frustration de l’appelant. Fermetures exceptionnelles à l’occasion d’un pont, ouverture exceptionnelle à l’approche des fêtes : ces messages informatifs vous permettent en outre de varier votre attente téléphonique !
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#7 Faites la promotion de vos produits et services via l’attente téléphonique
Vous lancez un nouveau produit ? Vous proposez un service innovant ? L’attente téléphonique n’est-il pas le parfait vecteur promotionnel ? Un moyen de communication efficace, une vraie valeur ajoutée pour le prospect ou le client : vous gagnez sur tous les fronts !
#8 L’ambiance sonore comme outil de marketing sensoriel marque les esprits
Une musique dynamique, festive, entraînante, classique… mais toujours reconnaissable : marquez les esprits et utilisez la musique d’accueil téléphonique comme votre empreinte, l’ADN de votre entreprise. La musique fidélise, améliore l’expérience client et la perception de votre marque : ce sont 70 % des clients qui le disent !
#9 Exploitez la communication automatisée pour réduire vos coûts
Votre message d’accueil téléphonique et d’attente téléphonique représentent des outils précieux dans une stratégie d’inbound marketing. Ce sont vos prospects qui vous appellent, il vous suffit de répondre efficacement pour gagner leur confiance… et leur fidélité. Et grâce à une communication automatique, vous économisez encore sur les coûts et le temps : les bénéfices sont maximaux.
#10 Valorisez votre entreprise en proposant un service de qualité
Surprendre ses prospects et clients avec un message d’accueil original, offrir de l’information de valeur grâce à une attente téléphonique régulièrement mis à jour, provoquer de l’émotion avec une musique d’attente téléphonique… autant d’occasions de valoriser votre entreprise, et de prouver son dynamisme !
